En mi entrada anterior, expliqué porque no es buena idea dejar la formación en manos del departamento técnico y justamente esta semana tuve la ocasión de hablar con una persona que trabaja en el departamento técnico y que le encargaron con la implementación y la formación de un sistema de planificación de recursos empresariales de código libre. Se quejaba de que los usuarios solamente estaban interesados en las operaciones que ellos mismos tendrían que realizar con el nuevo sistema para cumplir con su tarea específica, sin mostrar ningún interés en las operaciones anteriores o posteriores a las suyas. Es decir, no tenían interés en el marco global de los procesos empresariales, ni como el nuevo software podría mejorarlos o facilitarlos.
Involucra a todos los departamentos
Aunque es una situación que me resulta familiar, insistí que no dejara de explicar el panorama general, pero que tomara tiempo para hacerlo y que implicara varias personas de diferentes departamentos en una sesión de formación dedicada al marco global, explicando los procedimientos de manera esquemática y mostrando donde encaja cada persona y cada departamento en el engranaje de la empresa. De este modo, los usuarios verán que sus tareas forman parte de una larga cadena de tareas y procesos y que cada eslabón en esta cadena es importante. Una sesión implicando a personas de todos los departamentos no solamente aumentará la conciencia de sus propias tareas, también y sobre todo aumentará el respeto a los colegas de otros departamentos y su labor.
El Cómo y le Porqué
Puede que asignar tareas sin más a los empleados parezca mucho más efectivo. No obstante, si se les informa del panorama general, lo tendrán en cuenta, sobre todo los mejores empleados. Los empleados estrella se cargan con más responsabilidades porque se preocupan de verdad, así que su trabajo debería tener una finalidad. Si no saben cuál es y si no se les explica, se sienten alienados y desmotivados. Si no se les presenta un objetivo, lo buscaran en otra parte.
En la formación operativa es tan importante explicar el porqué que el cómo.
